Kultura bezpieczeństwa żywności: jak ją udokumentować

Większość obowiązków w gastronomii da się odhaczyć: rejestr temperatur albo jest, albo go nie ma. Kultura bezpieczeństwa żywności wygląda inaczej i właśnie dlatego bywa pomijana - to wymóg prawny, którego nie da się kupić w formie gotowego formularza, a mimo to trzeba go umieć wykazać.

Nie jest to nowy trend ani branżowy slogan. To rozdział XIa załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 852/2004, dodany rozporządzeniem Komisji (UE) 2021/382 z 3 marca 2021 r., które weszło w życie 24 marca 2021 r. Ta sama nowelizacja wprowadziła przepisy o zarządzaniu alergenami pokarmowymi i o redystrybucji żywności.

Czym jest kultura bezpieczeństwa żywności

W skrócie: tym, co Twój zespół robi z bezpieczeństwem żywności wtedy, gdy nikt nie patrzy. Prawo nie definiuje jej jako dokumentu, tylko jako stan organizacji, i wskazuje cztery obszary, które podmiot działający na rynku spożywczym ma zapewnić:

• Zaangażowanie kierownictwa i wszystkich pracowników w bezpieczne wytwarzanie i dystrybucję żywności. Nie tylko szefa kuchni czy osoby „od HACCP" - wszystkich.
• Świadomość zagrożeń oraz znaczenia bezpieczeństwa i higieny żywności. Zespół ma rozumieć, dlaczego coś robi, a nie tylko że tak jest w procedurze.
• Otwartą i jasną komunikację między pracownikami - w tym możliwość zgłaszania nieprawidłowości bez obawy o konsekwencje.
• Wystarczającą dostępność zasobów niezbędnych do właściwego obchodzenia się z żywnością: sprzętu, czasu, ludzi, środków.

Dlaczego to jest trudne

Bo wymóg jest miękki, a dowód musi być twardy. Inspektor nie zapyta „czy macie kulturę bezpieczeństwa żywności" - zapyta kucharza, co robi z dostawą, która przyjechała ciepła, i porówna odpowiedź z tym, co jest w Waszej procedurze. Rozbieżność między dokumentem a odpowiedzią zespołu jest właśnie oceną kultury.

To zresztą ta sama logika, którą widać w każdej kontroli: inspektor porównuje zapisane z realnym. Kultura bezpieczeństwa żywności tylko nazywa ten mechanizm wprost i czyni go osobnym wymogiem.

Jak to udokumentować, skoro nie ma formularza

Nie istnieje „rejestr kultury bezpieczeństwa żywności" i nikt Ci takiego nie sprzeda. Wykazuje się ją zestawem dowodów, które i tak powinny powstawać przy normalnej pracy:

• Deklaracja polityki bezpieczeństwa żywności podpisana przez właściciela lub kierownictwo. Jedna strona, konkretna, z datą. To najprostszy dowód na zaangażowanie kierownictwa - i jedyny element, którego naprawdę brakuje w większości lokali.
• Zakresy odpowiedzialności. Kto odpowiada za temperatury, kto za alergeny, kto za przyjęcie towaru, kto zastępuje te osoby na zmianie.
• Zapisy ze szkoleń i instruktaży z podpisami uczestników, w języku, którym mówi zespół. Przy załodze wielojęzycznej to warunek, żeby świadomość zagrożeń w ogóle była realna - patrz instrukcje PL/EN dla zespołu mieszanego.
• Ślad z odpraw i krótkich omówień. Nawet notatka „12.08 - omówiono postępowanie z dostawą niezgodną, obecni: ..." jest dowodem komunikacji.
• Rejestr niezgodności i działań korygujących. Paradoksalnie pusty rejestr niezgodności działa przeciwko Tobie - sugeruje, że nikt nic nie zgłasza. Wpisy pokazują, że system żyje.
• Zapis przeglądu systemu. Raz na jakiś czas kierownictwo siada i sprawdza, czy procedury nadal opisują rzeczywistość. Data, uczestnicy, wnioski.

Czym kultura bezpieczeństwa żywności nie jest

Trzy nieporozumienia, które warto od razu zamknąć:

• To nie jest certyfikat. Nie ma jednostki, która wydaje „certyfikat kultury bezpieczeństwa żywności" w rozumieniu przepisu. Jeśli ktoś Ci taki sprzedaje, sprzedaje Ci usługę komercyjną, a nie zgodność z rozdziałem XIa.
• To nie jest osobny segregator. Wymóg realizuje się wewnątrz istniejącej dokumentacji GHP/GMP i HACCP, a nie obok niej. Dokładanie równoległego zbioru papierów zwykle pogarsza spójność, czyli szkodzi.
• To nie dotyczy tylko dużych zakładów. Rozdział XIa nie wprowadza progu wielkości. Mała kuchnia realizuje go proporcjonalnie do skali - jedną stroną polityki i sensownymi zapisami ze szkoleń, a nie systemem zarządzania rodem z fabryki.

Od czego zacząć w tygodniu

1. Napisz i podpisz jednostronicową politykę bezpieczeństwa żywności. Data, podpis, konkretne zobowiązania.
2. Rozpisz, kto za co odpowiada, i powieś to tam, gdzie zespół faktycznie patrzy.
3. Zrób jedno krótkie omówienie z zespołem i zapisz, że się odbyło.
4. Sprawdź, czy Wasze procedury opisują to, co realnie robicie. Jeśli nie - popraw procedurę albo praktykę, ale nie zostawiaj rozjazdu.
5. Uruchom rejestr niezgodności i powiedz zespołowi wprost, że zgłoszenie problemu nie kończy się awanturą.

Najczęściej zadawane pytania

Od kiedy obowiązuje kultura bezpieczeństwa żywności?

Od 24 marca 2021 r., kiedy weszło w życie rozporządzenie Komisji (UE) 2021/382 z 3 marca 2021 r., dodające rozdział XIa do załącznika II rozporządzenia (WE) nr 852/2004. Ta sama nowelizacja objęła też zarządzanie alergenami pokarmowymi i redystrybucję żywności.

Czy mała restauracja też musi mieć kulturę bezpieczeństwa żywności?

Tak. Przepis nie przewiduje progu wielkości zakładu, natomiast sposób realizacji jest proporcjonalny do charakteru i rozmiaru działalności. W małym lokalu wystarczy podpisana polityka, jasny podział odpowiedzialności, udokumentowane szkolenia i działający rejestr niezgodności.

Czy potrzebuję osobnego dokumentu na kulturę bezpieczeństwa żywności?

Nie ma wymaganego wzoru ani obowiązkowego osobnego rejestru. Najlepiej wpleść ten wymóg w istniejącą dokumentację GHP/GMP i HACCP - dołożyć deklarację kierownictwa, zakresy odpowiedzialności i zapisy z komunikacji, zamiast tworzyć równoległy zbiór papierów.

Jak inspektor sprawdza kulturę bezpieczeństwa żywności?

Najczęściej pośrednio: rozmawiając z personelem i porównując odpowiedzi z treścią procedur. Jeśli pracownicy nie umieją wyjaśnić podstawowych zasad albo praktyka rozjeżdża się z dokumentacją, to sygnał, że system istnieje wyłącznie na papierze.